Hvad er et ESPD?
ESPD står for det fælles europæiske udbudsdokument (European Single Procurement Document). Dokumentet anvendes i forbindelse med deltagelse i offentlige udbud og er en egenerklæring på, at du opfylder kriterierne for det det enkelte udbud.
Når du udfylder ESPD'et skal du afgive de oplysninger, som ordregiveren efterspørger i det konkrete udbud. Det omfatter blandt andet minimumskrav til egnethed og eventuelle udelukkelsesgrunde. Det er vigtigt at ESPD'et udfyldes korrekt, da din ansøgning om prækvalifikation eller tilbud ellers risikerer ikke at være konditionsmæssig og dermed blive udelukket fra at deltage i udbuddet.
Hvad skal du oplyse i et ESPD?
I et ESPD skal du angive de oplysninger, som ordregiveren efterspørger i det konkrete udbud.
Det kan blandt andet omfatte følgende:
- Oplysninger om din virksomhed, og om I deltager alene eller med andre.
- Om din virksomhed er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde.
- At din virksomhed lever op til minimumskravene, som fx krav til økonomisk og finansiel formåen eller teknisk og faglig formåen.
Et ESPD kan variere i omfang og antal spørgsmål, da det afhænger af udbudssystemet og de oplysninger, som ordregiveren efterspørger. Nogle oplysninger er obligatoriske og andre frivillige.
Dine oplysninger skal kunne dokumenteres
Et ESPD er en foreløbig erklæring, hvor du efterfølgende skal kunne dokumentere de oplysninger, du angiver. Som udgangspunkt er det kun tilbudsgiveren, der vinder udbuddet, der skal fremsende dokumentation for, at de angivne oplysninger i ESPD'et er korrekte. I nogle tilfælde kan ordregiver anmode om dokumentation tidligere i processen for at sikre en korrekt udførelse af udbudsproceduren.
Økonomisk baseret på andre virksomheder
Du har mulighed for at basere dig økonomisk på andre virksomheder, hvis din virksomhed ikke selv kan opfylde de minimumskrav, der er fastsat i udbuddet. Hvis ordregiveren fx har et krav om en omsætning på 7 millioner kroner i det seneste regnskabsår, og din virksomhed alene har en omsætning på 4 millioner kroner, kan du basere dig på en anden virksomhed, der har den resterende omsætning på 3 millioner kroner. Hermed opfylder I samlet omsætningskravet på 7 millioner kroner.
Hvis du baserer din virksomhed økonomisk på en anden virksomhed i forbindelse med et udbud, behøver denne virksomhed ikke at deltage direkte i at løse opgaven. Virksomheden skal dog afgive en støtteerklæring til ordregiveren, hvori den forpligter sig til at bidrage med den nødvendige kapacitet efter behov. Støtteerklæringen bør som hovedregel fremsendes sammen med den øvrige dokumentation i ESPD'et.
Faglig baseret på andre virksomheder
Hvis der stilles krav til uddannelsesmæssige eller faglige kvalifikationer, og din virksomhed baserer sig på kvalifikationer fra en anden virksomhed, forventes det, at denne virksomhed deltager i udførelsen af opgaven. I ESPD'et skal det tydeligt angives, hvis din virksomhed baserer sig på en anden virksomheds faglige kvalifikationer. Den eksterne virksomhed skal ligeledes udfylde et separat ESPD med sine virksomhedsoplysninger. Hvis din virksomhed baserer sig på en anden virksomheds faglighed, forventes det, at I sammen opfylder minimumskravene til egnethed, da ordregiveren foretager en samlet vurdering af oplysningerne.
Bug af underleverandører i forbindelse med udbuddet
Hvis du gerne vil benytte underleverandører i forbindelse med kontrakten, har du mulighed for at angive dette i ESPD'et. Du skal dog kun angive brugen af underleverandører i ESPD'et, hvis ordregiveren tydeligt har anmodet om det i udbudsmaterialet. Hvis du alligevel ikke ønsker at benytte de anførte underleverandører, er du som udgangspunkt ikke forpligtet til det, selvom det er angivet i ESPD'et.
Underleverandøren behøver normalt ikke at udfylde et ESPD, medmindre ordregiveren specifikt anmoder om det i udbudsmaterialet. I så fald skal underleverandøren udfylde et separat ESPD med de oplysninger, som ordregiveren har efterspurgt. Dette inkluderer typisk oplysninger om virksomheden og eventuelle udelukkelsesgrunde.
Kan fejl i ESPD'et rettes?
Ordregiveren kan i nogle tilfælde give dig mulighed for at rette, præcisere eller supplere en ansøgning eller et tilbud, såfremt der er fejl eller mangler.
Hvis der i udbudsmaterialet står, at en given fejl eller mangel vil medføre at ansøgningen bliver afvist, er det ikke tilladt at rette, præcisere eller supplere oplysningerne. Det er derfor vigtigt, at det udfyldte ESPD indeholder alle de efterspurgte oplysninger.
Hvis der er tvivl om, hvilke oplysninger der skal afgives, eller hvordan ESPD'et skal udfyldes i forbindelse med det specifikke udbud, bør du kontakte ordregiveren for yderligere vejledning.
Har du brug for rådgivning?
Et forkert udfyldt ESPD betyder ofte, at man bliver udelukket fra udbuddet, da ESPD’et indeholder en række af de oplysninger, der indgår i ordregivers vurdering af, om din virksomhed er egnet til at deltage. Hos Advodan kan vi rådgive og hjælpe dig med at sikre, at dit ESPD udfyldes korrekt og overholder de krav, der er stillet i udbudsmaterialet. Jo tidligere i processen du kontakter os, desto bedre kan vi hjælpe dig.
Har du brug for rådgivning?
