Udbudsformer

Hvad er en udbudsform?

Udbudsformen er den procedure, som ordregiver skal følge i forbindelse med et udbud. I udbudsloven er der syv forskellige udbudsprocedurer, som ordregiver kan anvende, når kontrakten skal i udbud. Nogle udbudsformer kan altid anvendes, mens andre kun anvendes, hvis særlige betingelser er opfyldt.

Når du skal udbyde en kontrakt, har det afgørende betydning, at de angivne krav er klart definerede i udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet er grundlaget for hele anskaffelsesprocessen og er med til at sikre ligebehandling og gennemsigtig konkurrence mellem potentielle tilbudsgivere.

Kendskab til udbudsprocessen og de forskellige udbudsformer er derfor afgørende for ordregiver, men kan også være relevant for tilbudsgiver. For den tilbudsgivende virksomhed er det en fordel at være bekendt med de forskellige udbudsformer for at vurdere, om det kan betale sig at afgive tilbud på det konkrete udbud.

De forskellige udbudsformer

Forskellige udbudsformer eksisterer for at imødekomme forskellige behov og situationer inden for offentlige indkøb. De forskellige tilgange giver ordregiver mulighed for at vælge den udbudsprocedure, der dels sikrer den bedste konkurrence – og de bedste priser - dels minimerer omkostningerne for tilbudsgiverne. Der er forskellige behov og hensyn at tage ved udbud af fx et stort infrastrukturprojekt end udbud i mindre skala med fx standardvarer ”hyldevarer”.

Det er derfor vigtigt, at du som ordregiver overvejer fordele og ulemper ved de forskellige udbudsformer, og at du vælger den udbudsform, som giver de bedste muligheder i forhold til den pågældende kontrakt

Hvad er de syv udbudsformer?

De syv udbudsformer omfatter offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling, projektkonkurrence, konkurrencepræget dialog, dynamisk indkøbersystem og innovationspartnerskab.

For virksomheder, der deltager i offentlige indkøb, er det vigtigt at forstå, hvilken udbudsform der bedst understøtter kontraktens krav og budget. Herunder kan du læse mere om dem.

1. Offentligt udbud

Et offentligt udbud er kendetegnet ved, at alle interesserede virksomheder kan afgive et tilbud, hvis de opfylder udbuddets krav til egnethed. Ved offentlige udbud er al udbudsmaterialet tilgængeligt, hvilket giver stor gennemsigtighed og et bredt konkurrencefelt. Det gælder om at kende markedet og leverandørfeltet, da det kan blive meget ressourcekrævende, hvis der modtages mange tilbud, der alle skal evalueres for at finde den vindende tilbudsgiver.

2. Begrænset udbud

Ved et begrænset udbud vil kun virksomheder, som bliver prækvalificeret, få mulighed for at afgive tilbud. Et begrænset udbud består således af to faser – ansøgningsfasen (prækvalifikation) og tilbudsfasen. I prækvalifikationsfasen kan alle interesserede virksomheder ansøge om at blive udvalgt til at deltage i tilbudsfasen. Ved et begrænset udbud vil ordregiver derfor udvælge et antal virksomheder til at afgive tilbud på opgaven. Udvælgelsen foretages på baggrund af ordregivers fastlagte udvælgelseskriterier, der står i udbudsbekendtgørelsen.

3. Udbud med forhandling

Udbud med forhandling er en udbudsproces med prækvalifikation, der giver ordregiverne ret til at forhandle med de deltagende tilbudsgivere. Særlige kriterier skal være opfyldt for at anvende denne udbudsform. Denne udbudsform gør sig i særlig grad gældende, hvis ordregiveren har nogle specifikke behov, der ikke kan dækkes af allerede tilgængelige standardvarer eller standardydelser. Ved udbud med forhandling foretages en prækvalifikation, hvor en eller flere af de deltagende virksomheder går videre til forhandlingsrunden. Der kan være flere runder med forhandling om kontraktens vilkår og indhold.

4. Konkurrencepræget dialog

Ved større og mere komplekse kontrakter anvendes konkurrencepræget dialog som udbudsform. Her indleder ordregiver en dialog med prækvalificerede virksomheder for at klarlægge sine behov, udforske muligheder og finde innovative løsninger, inden selve udbudsprocessen begynder. Det er vigtigt at være opmærksom på, at særlige kriterier skal være opfyldt for at anvende udbudsformen, i modsætning til et begrænset eller offentligt udbud.

5. Projektkonkurrence

Projektkonkurrencer anvendes især ved arkitektkonkurrencer og i forbindelse med fx byplanlægning. Udbudsformen foregår normalt med anvendelse af prækvalifikation. Dog kan udbuddet også være åbent, så alle interesserede virksomheder har mulighed for at deltage og indsende deres projekt.

6. Dynamisk indkøbssystem

Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk indkøbsproces, hvor virksomheder løbende kan kvalificeres og registres i indkøbssystemet. Det betyder, at opgaven udbydes blandt de leverandører, som er optaget i indkøbssystemet. Typisk anvendes et dynamisk indkøbssystem til "sædvanlige indkøb", hvor varerne kan inddeles i kategorier. Etableringen af et dynamisk indkøbssystem sker ved anvendelse af et begrænset udbud. 

7. Innovationspartnerskab

Innovationspartnerskaber anvendes, hvis ordregiver vil udvikle innovative varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejde, som endnu ikke er tilgængeligt på markedet. Innovationspartnerskab er en udbudsprocedure, der giver mulighed for at indgå længerevarende partnerskabskontrakter, hvor udviklings- og innovationsfase med efterfølgende indkøb kan kombineres. Om varen, tjenesteydelsen eller et bygge- og anlægsarbejde er tilgængeligt på markedet, skal afklares ved en forudgående markedsdialog.

Har du brug for rådgivning?

Det er en fordel for både ordregiver og tilbudsgiver at kende de forskellige udbudsformer. Hos Advodan har vi specialiserede advokater, der kan hjælpe dig med at forstå og overholde de gældende regler samt vejlede dig om fordelene og ulemperne ved de forskellige udbudsformer.