En af mine ansatte er sygemeldt

Her på siden, hvor du kan læse mere hvad du må og skal som arbejdsgiver i forbindelse med din medarbejders sygdom.

Dokumentation for sygdom

Som arbejdsgiver har du ret til at se dokumentation for din medarbejders sygdom, hvis du anmoder om det.

Der er flere måder at få dokumentation for din medarbejders sygdom på. Herunder har vi listet de mest almindelige former for dokumentation.

Friattest 

En friattest er lægens underskrift på, at din medarbejders fravær skyldes sygdom.

Du kan læse mere om friattest her.

Mulighedserklæring

En anden måde, hvorpå du kan få dokumentation for din medarbejders sygdom, er i form af en såkaldt mulighedserklæring.

Mulighedserklæringen har to formål:

1. Den udgør dokumentation for din medarbejders sygdom
2. Den skal hjælpe med at få din medarbejder hurtigst muligt tilbage i arbejde

Mulighedserklæringen udarbejdes typisk i forbindelse med fraværssamtalen, som du kan læse om længere nede på siden.

Manglende dokumentation

Medmindre din medarbejder har en god grund til ikke at fremskaffe dokumentation for sin sygdom, hvis du har bedt om det, vil vedkommendes fravær ikke længere være lovligt.

En mangel på dokumentation kan få konsekvenser for din medarbejder, og det er derfor vigtigt at gøre følgende klart for medarbejderen:

• hvilken dokumentation, du ønsker
• hvornår du ønsker dokumentationen afleveret
• hvilke konsekvenser det kan få, hvis du ikke modtager dokumentationen til den aftalte tid

Sygefraværssamtale

Hvis en af dine medarbejdere er sygemeldt i en længere periode, eller hvis vedkommende ofte er kortvarigt syg, er du som arbejdsgiver forpligtet til at afholde en såkaldt sygefraværssamtale. Læs mere om sygefraværssamtalen her.

Sygdom og løn

Reglerne for løn under sygdom afhænger af, om din medarbejder er funktionæransat eller ej.

Når din medarbejder er funktionæransat

Er din sygemeldte medarbejder funktionæransat, så har vedkommende krav på fuld løn i sygdomsperioden – hvis det er aftalt i ansættelseskontrakten, eller hvis din virksomhed har en overenskomst om det. Er din medarbejder syg i mere end 30 kalenderdage, kan du søge sygedagpengerefusion fra kommunen.

Læs mere om funktionærloven og dens regler for løn og sygdom her.

Når din medarbejder ikke er funktionæransat 

Hvis din medarbejder ikke er funktionæransat og dermed ikke dækket af funktionærloven, har vedkommende kun krav på fuld løn under sygdom, hvis det er en del af ansættelsesforholdets overenskomst. Er det ikke det, skal din syge medarbejder have sygedagpenge.

Udbetalingen af sygedagpenge skal ske efter sygedagpengelovens regler, der foreskriver, at du som arbejdsgiver skal betale sygedagpenge de første 30 kalenderdage af din medarbejders sygdom. Dette gælder dog kun, hvis vedkommende har været ansat mindst otte uger og i den tid har arbejdet mindst 74 timer.

Varer sygdomsforløbet længere tid en de 30 kalenderdage, er det kommunen, der udbetaler sygedagpengene.

Hvis du betaler fuld løn til din medarbejder i stedet for sygedagpenge, kan du, så snart de 30 kalenderdage er gået, søge om refusion for dagpengesatsen fra kommunen.

Sygdom og opsigelse

Sygdom er som udgangspunkt det, man kalder for lovligt forfald. Det betyder, at du som arbejdsgiver ikke kan opsige en medarbejder udelukkende på baggrund af, at vedkommende er syg.

I visse tilfælde kan du dog godt opsige en medarbejder under sygdom, det kræver dog at en række betingelser er opfyldt:

Medarbejderen skal have været syg i længere tid 

Din medarbejder skal have været sygemeldt i længere tid – og der skal også tages højde for medarbejderens anciennitet, hvornår medarbejderen kan vende tilbage, og hvad virksomheden skal bære ift. økonomi og medarbejderens funktion. Der er altså tale om en konkret vurdering, som din advokat kan hjælpe dig med.

Sygdommen skal medføre driftsmæssige vanskeligheder

Kravet om driftsmæssige vanskeligheder betyder, at hvis du som arbejdsgiver har mulighed for at kompensere for din medarbejders fravær uden de store vanskeligheder, vil en opsigelse først kunne blive en realitet efter længere tid.

Din medarbejder kan ikke genoptage arbejdet

Din medarbejders sygdom eller tilstand skal være af sådan karakter, at vedkommende ikke forventes at kunne genoptage sit arbejde inden for kort tid.

Har din medarbejder kun været ansat i kort tid (under 1 år for medarbejdere, der er dækket af funktionærloven), gælder der ikke de samme krav. Du kan derfor godt opsige en medarbejder efter kortere tids sygdom, medmindre at din medarbejders sygefravær skyldes handicap eller graviditet.

120-dages reglen 

Hvis din medarbejder er ansat under funktionærloven, har du som arbejdsgiver ret til at anvende 120-dages reglen. Det kræver dog, at den 120-dages reglen er skrevet ind i den pågældende ansættelseskontrakt. Reglen giver dig som arbejdsgiver ret til under visse betingelser at afskedige en medarbejder, der har været syg i mere end 120 dage, med en måneds varsel og med sygdom som begrundelse. Læs mere om 120-dages reglen her.

Du kan læse mere om generelle betingelser for opsigelse af medarbejdere her.

Sygdom og ferie

Ferieloven opstiller en række regler for, hvordan du som arbejdsgiver skal forholde dig, hvis din medarbejder bliver syg før eller under en feriens påbegyndelse.

Hvis din medarbejder bliver syg før ferien

Bliver din medarbejder syg før vedkommendes ferie, kan du som arbejdsgiver ikke kræve, at din medarbejder afholder ferien. Din medarbejder har med andre ord ret til at udskyde sin ferie til et andet tidspunkt i ferieåret.

Hvis din medarbejder bliver syg under ferien

I nogle tilfælde kan din medarbejder have krav på erstatningsferie, hvis vedkommende bliver syg i løbet af sin ferie. Det kræver dog, at der er dokumentation for, at medarbejderen har forsøgt at sygemelde sig, for eksempel via mail eller brev.

Desuden skal din medarbejder have en lægerklæring eller anden form for lægelig dokumentation. Dokumentationen skal gælde fra den første sygedag, og medarbejderen skal selv betale for denne dokumentation. De samme regler gælder også, hvis din medarbejder er på ferie i udlandet.

Hvor mange feriedage skal du erstatte?

Hvis din medarbejder har været ansat hele ferieåret, er du ikke forpligtet til at erstatte de første fem sygedage, som medarbejderen har haft under sin ferie. Disse fem sygedage kaldes for karensdage. Medarbejderen har mod lægelig dokumentation ret til erstatningsferie efter de fem karensdage.

Reglen om de første fem sygedage gælder også sammenlagt og i forhold til flere ferieperioder indenfor samme ferieår. Har medarbejderen brugt fem sygedage under en eller flere ferier i ferieåret, vil medarbejderen have krav på erstatningsferie fra første sygedag, hvis medarbejderen igen bliver syg under en ferie i ferieåret.

Har medarbejderen ikke været ansat hele ferieåret, gælder de samme regler – men retten til erstatningsferien gælder efter et forholdsmæssigt færre antal sygedage. Antallet af erstatningsdage, som medarbejderen har krav på, afhænger af ansættelsens længde i det aktuelle ferieår.

Hvis en medarbejder, som du har pålagt fem karensdage i en sygeperiode under ferie, fratræder inden ferieårets udløb, skal du efterregulere antallet af karensdage.

Eksempel 1: 

Din medarbejder har været ansat hele ferieåret og holder 15 feriedage i juni. Under ferien bliver din medarbejder syg efter fem dage og er syg i 10 dage. De første fem sygedage i ferien er de såkaldte karensdage. Det betyder, at din medarbejder derfor kan få erstattet fem feriedage.

Eksempel 2: 

Din medarbejder er blevet ansat den 1. februar. Du skal opgøre antallet af feriedage, som medarbejderen kan nå at optjene i resten af ferieåret (dvs. antal måneder fra ansættelsen til ferieårets udløb gange 2,08). Dette antal skal du dividere med fem, hvorved du finder antallet af karensdage, dvs. dage som medarbejderen ikke kan få erstattet.

Medarbejderen har 6 sygedage i sin sommerferie på 10 dage i juni. Regnestykket bliver:
7 måneder gange 2,08 = 14,56 feriedage for resten af året.

14,56/5 = 2,9 karensdage. Da antallet ikke er lige, skal det nedrundes til et helt tal, dvs. 2 karensdage.

Medarbejderen er syg i 10 dage – når karensdagene fratrækkes, ser vi altså, at medarbejderen har ret til 8 dages erstatningsferie.