Før du ansætter

Krav til stillingsannonce

Når du formulerer en stillingsannonce, skal du være opmærksom på, at du ikke kommer på kant med forskelsbehandlingsloven. Loven fastslår, at det helt grundlæggende er kvalifikationerne - og kun kvalifikationerne - der afgør, om en person skal tilbydes en ledig stilling.

Forskelsbehandlingsloven forbyder direkte og indirekte forskelsbehandling på arbejdsmarkedet på baggrund af:

• Race, hudfarve eller etnisk oprindelse
• Religion eller tro
• Seksuel orientering
• National eller social oprindelse
• Politisk anskuelse
• Køn
• Alder
• Handicap

Forbuddet mod forskelsbehandling gælder ved ansættelse, under ansættelsen og ved afskedigelse. En medarbejder, der bliver udsat for forskelsbehandling, har krav på en godtgørelse.

Opbevaring og håndtering af ansøgninger og CV'er

Ansøgninger og cv’er indeholder ofte personfølsomme oplysninger. Derfor skal du være opmærksom på at begrænse adgangen til disse oplysninger. 

Når du har fundet din kandidat, skal du sørge for at slette/makulere ansøgninger og cv’er fra frasorterede ansøgere – typisk inden for en periode på seks måneder.

Ønsker du at arkivere en ansøgning og/eller et cv med henblik på en eventuel senere ansættelse, skal du huske at indhente samtykke fra ansøgeren.

Rekrutteringsbureau:

Hvis din virksomhed bruger et eksternt rekrutteringsbureau, skal du også sikre dig, at bureauet overholder persondataloven.

Referencer:

Hvis du indhenter reference på en ansøger, er det vigtigt, at ansøgeren har givet sit udtrykkelige samtykke til det, og at du kun kommunikerer med den person, som ansøgeren har givet samtykke til. Du skal også sikre dig, at omfanget af samtykket er i overensstemmelse med de informationer, der udveksles.

Søger du følsomme oplysninger som fx helbredsoplysninger, skal din ansøger have givet sit samtykke specifikt til det.

Persondatalovens regler kan også være relevante, når du indhenter reference. Særligt hvis det foregår via e-mail, eller hvis oplysningerne er gemt elektronisk hos den tidligere arbejdsgiver. I de tilfælde skal du huske at slette oplysningerne igen.

Spørgsmål til ansættelsessamtalen

Der er grænser for, hvad du som arbejdsgiver må stille af spørgsmål under en jobsamtale. Det kan være i strid med ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven at gå for tæt på en ansøgers privatliv eller stille spørgsmål, som ikke er relevante for det aktuelle job.

Du må gerne spørge til helbredsforhold, som har betydning for at bestride stillingen. Derimod er det ulovligt, hvis du spørger til ansøgerens helbred generelt. Du må derfor ikke spørge, om ansøgeren har en alvorlig sygdom eller spørge til antallet af sygedage, vedkommende har haft det seneste år.

Som udgangspunkt må du godt spørge en kvindelig ansøger, om hun er gravid eller påtænker at blive det, men du må ikke tillægge det vægt, når du beslutter, om du vil ansætte hende. Vil du være på den sikre side, så lad være med at spørge, da du ellers selv skal bevise, at en frasortering af ansøgeren ikke skyldes medarbejderens graviditet eller ønske om at blive gravid. Dette er en bevisbyrde, der er meget svær at løfte.

Undgå helt at spørge ind til en jobansøgers religiøse overbevisning, politiske ståsted og seksuelle orientering. Fravælger du en ansøger med udgangspunkt i svaret, overtræder du loven om forskelsbehandling.

Du må heller ikke vælge en ansøger fra på grund af alder. Spørg kun om ansøgeren har en ren straffeattest, hvis det er relevant for arbejdet. Det kan eksempelvis være, hvis du ansætter personale i en børnehave eller i en stilling med omsorgspleje.

Du må gerne spørge, om ansøgeren er medlem af en fagforening og hvilken. Men som arbejdsgiver kan du ikke kræve, at en medarbejder er medlem af en bestemt fagforening for at arbejde i virksomheden.

Hvis du i forbindelse med ansættelsessamtalen, beder en ansøger om at tage en personlighedstest eller fremvise en straffeattest, skal du vide, at den slags oplysninger er personfølsomme oplysninger, som du har en særlig pligt til at opbevare og håndtere fortroligt.

Skriftlig ansættelseskontrakt

En medarbejder, der skal være ansat i mere end en måned og som skal arbejde mere end otte timer om ugen i gennemsnit, har krav på en ansættelseskontrakt, der opfylder ansættelsesbevislovens regler.

En ansættelseskontrakt skal være underskrevet af begge parter senest en måned efter, at medarbejderen er startet på det nye job. Der findes en række minimumskrav til ansættelseskontrakten.

Den skal indeholde alle formelle oplysninger som fx

• Titel
• Jobbeskrivelse
• Arbejdstid
• Løn
• Ferie
• Opsigelsesvarsel

Den bør/skal også indeholde aftaler om prøvetid, overarbejde, lønforhandling, barselsvilkår, fravær ved sygdom (120-dages reglen for funktionærer) mv. 

Hvis der ikke er underskrevet en ansættelseskontrakt inden for fristen er på en måned, kan medarbejderen få tilkendt en godtgørelse. Hvis der en god undskyldning for, at kontrakten mangler, og det i øvrigt ikke har haft konkret betydning for ansættelsesforholdet, kan godtgørelsen højst være på 1.000 kr. I grovere tilfælde kan en godtgørelse udgøre op til 13 ugers løn – og i særligt grove tilfælde helt op til 20 ugers løn.

Hvis du på forhånd ved, at medarbejderen skal være ansat under en måned, eller at du blot ønsker at tage en medarbejder på prøve i en kortere periode, bør du sørge for at indgå en kortere skriftlig aftale, inden ansættelsesforholdet begynder. Ellers kan det nemlig blive svært for dig at bevise, at det ikke var meningen, at medarbejderen skulle være der i mere end en måned.

Overenskomst og funktionærloven:

Hvis du vælger at være med i en arbejdsgiverorganisation, eller hvis din virksomhed har tiltrådt en overenskomst, er du forpligtet til at følge overenskomsten på området. Hvis din medarbejder er funktionær, skal du overholde funktionærloven, som bl.a. indeholder regler om opsigelsesvarsler, løn under sygdom og barsel.

Som arbejdsgiver kan du ikke selv bestemme, om din medarbejder er funktionær. Det vil derimod afhænge af, hvilke arbejdsopgaver medarbejderen skal udføre, og om medarbejderen skal arbejde mere end 8 timer om ugen. Det afhænger også af, om medarbejderen ansættes i en tjenestestilling, det vil sige om han eller hun er underlagt  din ledelse.

Du kan også aftale med din medarbejder, at han/hun skal ansættes på samme vilkår som en funktionær, selvom medarbejderen ikke ud fra funktionærlovens definition har krav på det. Det kaldes ansættelse på funktionærlignende vilkår.

Du skal være opmærksom på, at der også kan være andre situationer, hvor du er bundet af en overenskomst. Fx skal medarbejdere i løntilskud eller fleksjob samt elever omfattet af erhvervsuddannelsesloven have overenskomstmæssig løn og ansættelsesvilkår.