Barsel og graviditet – sådan skal du forholde dig som arbejdsgiver

Obs: Den 2. august 2022 bliver reglerne for barselsorlov ændret. Reglerne kommer til at omfatte alle, der har født eller adopteret børn den 2. august 2022 eller senere. Du kan læse mere om de nye regler for øremærket barselsorlov her.

Barsel og graviditet – sådan skal du forholde dig som arbejdsgiver

Når en af dine medarbejdere har annonceret sin egen eller sin partners graviditet, er der en række praktiske ting, du som arbejdsgiver skal have afklaret. Du skal blandt andet sætte dig ind i, hvilke forpligtigelser du har til udbetaling af løn før, under og efter graviditeten.

Herunder har vi samlet de væsentligste rettigheder og pligter, du skal kende til, når din medarbejder bliver forælder.

Rettigheder og forpligtelser under graviditeten

Under graviditeten skal du være opmærksom på din medarbejders rettigheder i forhold til forebyggende graviditetsundersøgelser, graviditetsbetinget sygdom og graviditetsorlov.

Forebyggende graviditetsundersøgelser

Din gravide medarbejder har ret til at tage til forebyggende graviditetsundersøgelser. Nægter du som arbejdsgiver dette, vil det være en lovovertrædelse.

Hvis din medarbejder er funktionæransat, har hun desuden ret til at få sin sædvanlige løn under dette fravær. Det samme gælder ikke for mænd, som vælger at tage med sin gravide partner til de forebyggende graviditetsundersøgelser.

Er din medarbejder ikke funktionæransat, vil hendes ret til aflønning under fravær på grund af forebyggende graviditetsundersøgelser afhænge af den pågældende ansættelseskontrakt, ansættelsesforholdets overenskomst og/eller din virksomheds personalehåndbog.

Uanset indholdet i disse kontrakter har din gravide medarbejder som minimum krav på at blive aflønnet med barselsdagpenge, når hun tager til forebyggende graviditetsundersøgelser. I denne forbindelse har du og din virksomhed ikke mulighed for at få refusion for udgiften fra det offentlige.

Graviditetsbetinget sygdom

Hvis din medarbejder er ramt af en graviditetsbetinget sygdom, der gør det umuligt at varetage den nuværende beskæftigelse, har du som arbejdsgiver pligt til at undersøge, om din virksomhed kan tilbyde medarbejderen en anden passende beskæftigelse. Er det ikke muligt, vil din gravide medarbejder være berettiget til fravær fra arbejdet.

Din virksomheds lønforpligtelse over for den sygemeldte gravide medarbejder afhænger af din medarbejders stilling, indholdet i ansættelseskontrakten, ansættelsesforholdets gældende overenskomst og din virksomheds personalehåndbog.

Er din medarbejder funktionæransat, har du som arbejdsgiver pligt til at udbetale sædvanlig løn under fraværet. Her har du og din virksomhed mulighed for at få refusion fra Udbetaling Danmark med barselsdagspengesatsen fra første fraværsdag, hvis din gravide medarbejder opfylder barselslovens beskæftigelseskrav.

Søg refusion her.

Graviditetsorlov

Ifølge barselsloven har alle gravide medarbejdere ret til at gå på graviditetsorlov fire uger før det estimerede fødselstidspunkt. Aflønningen af din medarbejder under denne graviditetsorlov afhænger igen af vedkommendes stilling, ansættelseskontrakt, overenskomst og eventuelt din virksomheds personalehåndbog.

Hvis din medarbejder er funktionæransat, har vedkommende som minimum ret til at få halvdelen af sin sædvanlige løn under orloven.

Rettigheder og pligter efter fødslen

Når din medarbejder eller din medarbejders partner har født, skal du kende din virksomheds lønforpligtelser, medarbejderens ret til orlov samt de barselsudligningsordninger, din virksomhed eventuelt er omfattet af.

Er din medarbejder blevet mor?

Ifølge barselsloven har din medarbejder pligt til at holde to ugers orlov, hvis hun er blevet mor. Derudover har hun ret til at holde yderligere 12 ugers orlov.

Din virksomheds lønforpligtelse under denne barselsorlov afhænger af din medarbejders stilling, ansættelseskontrakt osv. Er medarbejderen funktionæransat, har hun ret til at få mindst halvdelen af sin sædvanlige løn under de 12 ugers graviditetsorlov efter fødselstidspunktet.

Er din medarbejder blevet far?

Hvis din medarbejder er blevet far, har han ret til to ugers fædreorlov indenfor de første 14 uger efter fødslen.

Din medarbejder har i denne forbindelse pligt til at give dig besked om fædreorlovens afholdelse senest fire uger før det ønskede afholdelsestidspunkt.

Din medarbejder har som udgangspunkt kun krav på løn under fædreorloven, hvis det fremgår udførligt af hans ansættelseskontrakt, overenskomst eller din virksomheds personalehåndbog. Der findes altså ikke en særlig regel i funktionærloven om, at din medarbejder har krav på mindst halvdelen af sin sædvanlige løn under de to ugers fædreorlov.

Forældreorlov

Ifølge barselsloven har et nybagt forældrepar 32 ugers forældreorlov, som frit kan fordeles mellem moderen og faderen. Det betyder, at hvis din medarbejder ønsker at afholde den fulde barsel, har han eller hun ret til det.

Forlængelse af orlov

Din medarbejder har desuden mulighed for at forlænge forældreorloven med 8 eller 14 uger. Dog forudsætter en forlængelse af forældreorloven, at orloven holdes i én sammenhængende periode fra fødslen, og indtil arbejdet genoptages.

Vælger din medarbejder at forlænge orloven, mister han eller hun dog retten til at udskyde den.

Udskydelse af forældreorlov

Ifølge lovgivningen har din medarbejder ret til at udskyde mellem 8 og 13 uger af forældreorloven til et senere tidspunkt. Ønsker din medarbejder at udskyde en del af sine 32 ugers forældreorlov, har han eller hun pligt til at orientere dig herom senest 8 uger efter fødslen, og 16 uger før de ønskes afholdt. Desuden skal medarbejderen holde de resterende ugers orlov i én sammenhængende periode.

Indgår du i stedet en aftale med din medarbejder om at udskyde hele eller dele af medarbejderens orlov (for eksempel mere end de 13 uger), vil din medarbejder – afhængigt af aftalens indhold – have mulighed for at afholde de resterende ugers orlov på et andet tidspunkt.

Ved en aftalebaseret udskydelse bør du og din medarbejder derfor tage stilling til, hvordan medarbejderen kan afholde den udskudte forældreorlov. I bør også tage stilling til, med hvilket varsel medarbejderen skal give dig besked, når vedkommende ønsker at afholde sin orlov.

Refusion og barselsudligningsordninger

Når din medarbejder skal på barsel, er der en række oplysninger, du som arbejdsgiver skal huske at videregive. Du skal for eksempel huske at indberette graviditeten og søge om refusion af barselsdagspenge. Læs mere herunder.

Refusion

Uanset om din medarbejder har ret til løn under sin orlov eller ej, skal du huske at melde barslen til Udbetaling Danmark via virk.dk.

Er din medarbejder berettiget til at få barselsdagpenge, kan du som arbejdsgiver søge om refusion, hvis du udbetaler løn under barslen. Om du skal udbetale løn under barsel afhænger af, hvilken overenskomst din medarbejder arbejder under, eller om I har aftalt løn under barsel.

Udbetaler du løn under barsel, kan du altså i visse perioder og tilfælde få supplerende refusion fra en barselsligningsordning. Det kræver dog, at du giver besked om fraværet til Udbetaling Danmark tidligst 4 uger før forventet fødsel og senest 8 uger efter sidste fraværsdag.

Udbetaler du som arbejdsgiver ikke løn under barslen, skal du også melde fraværet til Udbetaling Danmark senest 4 uger før den forventede fødsel.

Herefter vil din medarbejder modtage et brev fra Udbetaling Danmark med besked om at søge barselsdagpenge. Da der er en ansøgningsfrist på 8 uger fra fødslen, er det en god idé at anmelde fraværet hurtigst muligt. På denne måde undgår du, at medarbejderen kommer i klemme og ikke når at udfylde ansøgningen.

Undersøg din virksomheds barselsudligningsordninger 

Så snart du bliver bekendt med din medarbejders graviditet, bør du undersøge hvilke barselsudligningsordninger, din virksomhed er omfattet af. Herved får du klarhed om, hvilke perioder du og din virksomhed kan modtage refusion i, samt hvilke forpligtelser og frister du har til indberetning, ansøgning om refusion osv.

Som virksomhedsejer du forpligtet til at betale en barselsudligningsordning – enten i form af den centrale ordning, Barsel.dk, eller en decentral ordning. Du kan læse mere om barselsudligningsordnerne her.