Opsigelsesvarsel og regler for opsigelse af medarbejder

Det juridiske aspekt af en opsigelse er ikke kun fundamentet for afskedigelsen af din medarbejder, men ofte også den mest komplekse del af opsigelsesprocessen. Vi har derfor samlet en liste over de vigtigste juridiske spørgsmål, du som arbejdsgiver kan stille dig selv i forbindelse med en opsigelse.

1. Hvad er begrundelsen for opsigelsen? 

Mange medarbejdere i dagens Danmark er underlagt funktionærloven, som er en lov, der blandt andet indeholder regler for opsigelse af medarbejderne.

En opsigelse af din medarbejder kan bunde i enten subjektive eller objektive forhold:

Medarbejderens forhold

Medarbejderens forhold også kaldet subjektive forhold omfatter din medarbejders adfærd og præstationer, herunder også samarbejds- eller mistillidsproblemer. Det kan for eksempel være, at din medarbejder ikke lever op til de forventede krav eller opfører sig upassende og dermed bidrager negativt til arbejdsmiljøet.

Virksomhedens forhold 

Virksomhedens forhold også kaldet objektive forhold, er hvis du fx fyrer din medarbejder på grund af omstruktureringer, besparelser eller lignende i din virksomhed. En opsigelse på baggrund af objektive forhold er, at arbejdsgivere står mere frit, men opsigelsen skal fortsat være saglig.

Begrund opsigelsen af din medarbejder skriftligt 

Det er ikke bestemt ved lov, om opsigelsen skal ske skriftligt eller mundtligt. En funktionæransat kan dog kræve at få en skriftlig begrundelse for opsigelsen, som du som arbejdsgiver er forpligtet til at efterleve.

Uanset om din medarbejder er funktionæransat eller ej, gør du klogt i at opsige medarbejderen skriftligt. På den måde sikrer du, at der ikke opstår tvivl om, hvornår opsigelsen er blevet afgivet og hvorfor.

Skriftlig advarsel

Fyrer du en medarbejder på baggrund af subjektive forhold, vil opsigelsen stå betydeligt stærkere, hvis du tidligere har givet din medarbejder en skriftlig advarsel.

Opsiger du medarbejderen med afsæt i subjektive forhold, bør du desuden sikre, at der er overensstemmelse mellem den skriftlige advarsel og opsigelsen. Det betyder, at du ikke kan advare om dårlig opførsel og dernæst opsige medarbejderen på baggrund af dårlige resultater.

Du bør desuden sørge for at få en kvittering for, at din opsagte medarbejder har modtaget opsigelsen. Herved har du nemlig dokumentation for, at opsigelsen er udleveret til medarbejderen.

2. Opsiger du en særligt beskyttet medarbejder?

Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på, at der gælder nogle specielle regler for opsigelse af særligt beskyttede medarbejdere. Forskelsbehandlingsloven og ligebehandlingsloven sikrer nemlig, at alle dine medarbejdere skal behandles lige – også en opsigelseskontekst. Det betyder, at du som arbejdsgiver ikke må lægge vægt på følgende ved opsigelse af en medarbejder:

• Alder
• Køn
• Graviditet
• Handicap
• Etnicitet
• Seksualitet
• Religion
• Politisk overbevisning

Desuden vil medarbejdere med særlige tillidshverv i din virksomhed også være beskyttede, nemlig:

• Tillidsrepræsentanter
• Arbejdsmiljørepræsentanter

Ovenstående kriterier betyder ikke, at du ikke må opsige for eksempel en tillidsrepræsentant, en gravid eller en medarbejder i en bestemt aldersgruppe – men der skal være et sagligt grundlag for det.

Du skal dog være opmærksom på, at du bærer en væsentligt tungere bevisbyrde ved opsigelse af denne medarbejdertype, da du skal kunne bevise, at opsigelsen ikke skyldes medarbejderens handicap, graviditet eller lignende.

3. Opsigelsesvarsel – hvilket opsigelsesvarsel har min medarbejder?

Din medarbejders opsigelsesvarsel afhænger af, om medarbejderen er ansat som funktionær eller ej, og om vedkommende er ansat i fleksjob eller løntilskud.

Opsigelsesvarsler for funktionæransatte

Skal du opsige en funktionæransat medarbejder, skal du være opmærksom på, at funktionærlovens opsigelsesvarsler gør sig gældende. Herunder kan du få et overblik over opsigelsesvarslerne:

• Har din medarbejder været ansat under seks måneder, har vedkommende en måneds varsel til udgangen af en måned.
• Har din medarbejder været ansat mellem seks måneder og tre år, har vedkommende tre måneders varsel til udgangen af en måned.
• Har din medarbejder været ansat mellem tre og seks år, har vedkommende fire måneders varsel til udgangen af en måned.
• Har din medarbejder været ansat mellem seks og ni år, har vedkommende fem måneders varsel til udgangen af en måned.
• Efter ni års ansættelse har din medarbejder seks måneders varsel til udgangen af en måned.

Afskediges en medarbejder, der har været ansat i 2 år og 10 måneder på opsigelsestidspunktet udgør varslet 4 måneder. Opsigelsesvarslet beregnes derfor ud fra ancienniteten på fratrædelsestidspunktet og ikke opsigelsestidspunktet.

Når din medarbejder ikke er funktionæransat

Er din medarbejder omfattet af en overenskomst, vil vedkommendes opsigelsesvarsel sandsynligvis være fastsat her. Det vil ofte være tilfældet for timelønnede medarbejdere.

Hvis din medarbejder hverken er funktionæransat eller omfattet af en overenskomst, kan du som udgangspunkt frit aftale opsigelsesvarslet med din medarbejder. Opsigelsesvarslet skal fremgå af ansættelseskontrakten.

Når din medarbejder er ansat i fleksjob eller løntilskud

Skal du opsige en medarbejder, der er ansat i fleksjob eller løntilskud, skal du være opmærksom på, at vedkommende har krav på samme opsigelsesvarsel som almindeligt fastansatte lønmodtagere.

4. Fritstilling eller bortvisning? 

Når du opsiger en medarbejder, skal du tage stilling til, om medarbejderen skal forsætte sit arbejde på almindelig vis i opsigelsesperioden eller ej. I visse tilfælde kan en fritstilling være fordelagtig, men det afhænger i høj grad af situationen.

Du kan læse mere om bortvisning her og læse mere om fritstilling her.

5. Hvilke ferieregler gælder for din opsagte medarbejder? 

Har du opsagt en medarbejder kan denne, ifølge ferieloven, ikke afholde sin hovedferie i opsigelsesperioden, hvis opsigelsesvarslet er på 3 måneder eller mindre. Dette gælder uanset hvad I tidligere har aftalt i forhold til afholdelse af ferien. Det gælder dog ikke, hvis opsigelsesvarslet er forlænget med antallet af feriedage eller hvis den opsagte stadig ønsker at afholde ferien.

Opsigelse

Har din medarbejder fået løn under ferie, skal du indbetale feriepenge til Feriekonto senest den 7. i den anden måned efter medarbejderens fratrædelse.

Har din medarbejder optjent 25 feriedage og holdt 15 af dem, skal du som arbejdsgiver indbetale de resterende 10 dage som feriegodtgørelse til Feriekonto.

Fritstilling

Der gælder særlige regler i forbindelse med en fritstilling. Ved en fritstilling af din medarbejder, anses ferie nemlig automatisk afholdt i videst muligt omfang. Det betyder, at hvis din medarbejder har ferie til gode, anses den for afviklet, hvis ferievarslet og ferien kan rummes inden for fritstillingsperioden.

Afholdelse af hovedferie skal ifølge ferieloven varsles tre måneder før, mens øvrig ferie kun skal varsles én måned i forvejen.

Hele varslet og ferieperioden skal således kunne afholdes inden for din medarbejders fristillingsperiode.

Har din medarbejder hele hovedferien til rådighed inden fritstillingsperiodens udløb, skal fritstillingsperioden være mindst tre måneder (varsel for hovedferie) og 15 feriedage lang, for at hovedferien kan anses for afholdt i fritstillingsperioden efter bestemmelsen. Hvis din medarbejder kun har øvrig ferie til rådighed inden fritstillingsperiodens udløb, skal fritstillingsperioden være på mindst én måned (varsel for øvrig ferie) og 10 feriedage.

Får din opsagte medarbejder nyt arbejde i opsigelsesperioden, inden ferien kan afholdes, har din medarbejder ret til at tage sin ferie med sig. Dette gælder dog ikke, hvis medarbejderen er fritstillet uden modregning, fordi medarbejderen i en periode vil have dobbeltløn.

Bortvisning 

Bortviser du en medarbejder, har han eller hun forsat krav på at få udbetalt de feriepenge, vedkommende har optjent frem til bortvisningen. Har din medarbejder ikke afholdt ferie fra det indeværende ferieår, skal du altså udbetale ferielønnen, ligesom du også skal udbetale feriegodtgørelse for det optjeningsår, bortvisningen sker i.

Din medarbejder mister altså ikke retten til optjent ferie, fordi han eller hun har misligholdt sit ansættelsesforhold. Dog kan du i visse tilfælde modregne medarbejderens tilgodehavende feriepenge, hvis medarbejderen for eksempel har begået et retsstridigt forhold. Har din medarbejder for eksempel stjålet fra din arbejdspladser og erkender dette samt størrelsen på det stjålne beløb, har du mulighed for at modregne det stjålne beløb i medarbejderens feriepenge.

6. Har din opsagte medarbejder krav på fratrædelsesgodtgørelse?

Er din medarbejder ansat under funktionærloven, og har vedkommende været ansat i mange år, har han eller hun ret til en fratrædelsesgodtgørelse for ”lang og tro tjeneste”.

Har din medarbejder været ansat i mindst 12 år, har han eller hun ret til en måneds godtgørelse. Hvis din medarbejder derimod har været ansat i mindst 17 år, har han eller hun ret til tre måneders godtgørelse.

Du skal desuden være opmærksom på, at din medarbejder kan have ret til godtgørelse, hvis du opsiger vedkommende uden saglig begrundelse. Det kræver dog, at medarbejderen har været ansat i minimum ét år på opsigelsestidspunktet.

7. Har din medarbejder krav på en bonusløn?

Er din opsagte medarbejder funktionæransat, har vedkommende som udgangspunkt ret til at få udbetalt en forholdsmæssig andel af sin bonus ved fratrædelse, hvis det er en regelmæssig del af medarbejderens løn.

Har du for eksempel opsagt din medarbejder ved udgangen af august måned, skal vedkommende altså have to tredjedele (8/12) af sin sædvanlige årsbonus.

Din medarbejder kan få udbetalt sin bonus på de datoer og betingelser, der er aftalt tidligere eller alternativt på fratrædelsestidspunktet.

8. Har du styr på de særlige opsigelsesregler i det offentlige?

Skal du opsige en medarbejder i det offentlige eller i en selvejende institution, skal du være opmærksom på, at der gælder særlige regler, som er fastsat i forvaltningsloven.

Ifølge forvaltningsloven har en offentligt ansat krav på at blive hørt, før en endelig afskedigelse finder sted. Det betyder i praksis, at du som arbejdsgiver skriftligt skal meddele din medarbejder, at du har i sinde at opsige vedkommende – og ikke mindst hvorfor. Du bør henvise til relevante regler og angive en saglig begrundelse for, hvorfor du opsiger vedkommende.

Efterfølgende har din medarbejder ret til – typisk inden for 14 dage – at udtale sig skriftligt eller mundtligt om opsigelsen. Medarbejderen kan i denne forbindelse forlange at få indsigt i alle sagens dokumenter, før vedkommende udtaler sig.