Persondata og personalepolitikker

Opbevaring og håndtering af persondata 

Som udgangspunkt må du som arbejdsgiver gerne – og uden specifikt samtykke – behandle og opbevare personoplysninger, som din medarbejder selv har afgivet til brug for ansættelsesforholdet.

Det kan fx være:

• Identifikationsoplysninger (navn, adresse, tlf.nr, fødselsdato)
• Familieforhold
• Uddannelse, eksamensoplysninger, tidligere beskæftigelse
• Kontonummer
• Skatteforhold

Du må også gerne offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger som navn, stilling mv. på din medarbejder. Dog kræver det et udtrykkeligt samtykke, hvis du vil bruge hans/hendes billede på virksomhedens hjemmesiden.

Hvis du som en del af ansættelsesforholdet bruger kontrolforanstaltninger, fx vedrørende medarbejderens brug af internet, e-mail, GPS-kørsel eller lignende, har du pligt til orientere din medarbejder. 

Som arbejdsgiver må du aldrig læse en medarbejders e-mail, hvis den er markeret med „privat”. Private e-mails er nemlig omfattet af reglerne om brevhemmelighed i straffeloven.

Bruger du en ekstern it-leverandør til fx håndtering af løn, skal du huske at lave en databehandleraftale med leverandøren, så du sikrer dig, at kravene som ekstern databehandler bliver overholdt.

Personalepolitikker

Selvom du kun har en enkelt medarbejder ansat, kan det godt betale sig at bruge tiden på at italesætte og formulere en række retningslinjer og politikker om forskellige forhold på arbejdspladsen. 

Du kan eventuelt tage det med i ansættelseskontrakten, så længe du kun har en enkelt medarbejder.

Eksempler på emner du lave politikker om:

• Arbejdstid (pauser, overarbejde)
• Fraværspolitik (melde sygdom og lign.)
• Feriepolitik (ferielukning, fridage)
• Alkoholpolitik
• Rygepolitik
• E-mailpolitik
• Brug af sociale medier i arbejdstiden
• Kørselsgodtgørelse
• Beredskabsplan
• Lægebesøg
• Medarbejderudviklingssamtaler (MUS)
• Parkering
• Arbejdstøj/dresscode mm.

Personalehåndbog

Når/hvis du på et tidspunkt får flere ansatte, kan det være en god idé at udarbejde en egentlig personalehåndbog. Formålet med en personalehåndbog er, at dine medarbejderne får en fælles forståelse for retningslinjer, holdninger og værdier i din virksomhed.

Når du udarbejder personalehåndbogen, er det vigtigt, at indholdet ikke strider imod gældende lovgivning og evt. overenskomst på virksomheden. 

I praksis betyder det, at du løbende skal sørge for at holde personalehåndbogen opdateret – og at dine medarbejdere altid har adgang til den senest opdaterede version.

Rygepolitik

Lov om røgfri miljøer beskytter medarbejdere mod passiv rygning. Derfor er det som udgangspunkt forbudt at ryge indendørs på arbejdspladser. Som arbejdsgiver har du derfor pligt til at lave en skriftlig rygepolitik, der fastsætter, hvor og hvornår, der må ryges. Husk at rygepolitikken også skal omfatte e-cigaretter.

På Arbejdstilsynets hjemmeside finde du en skabelon til en rygepolitik, som er nem og hurtig at udfylde og hænge op et synligt sted i din virksomhed.

Læs mere om rygepolitik på: www.at.dk