Sygefraværssamtalen – før, under og efter

Her på siden kan du læse om processen før, under og efter en sygefraværssamtale. Skal samtalen have et konstruktivt udfald, er det vigtigt, at du har styr på alt fra indkaldelse til opfølgning på samtalen.

Har du brug for rådgivning vedrørende en sygemeldt medarbejder, hjælper vi dig gerne videre. Læs mere her.

Indkaldelse til sygefraværssamtalen 

Hvis en af dine medarbejdere er syg over en længere periode, har du som arbejdsgiver pligt til at indkalde medarbejderen til en samtale om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til sit arbejde.

Arbejdsgiverens forpligtelser 

Samtalen skal afholdes senest fire uger efter medarbejderens første sygedage. Hvis medarbejderen sidder i en opsagt stilling, og fratræder inden otte uger fra den første sygedag, har du dog ikke pligt til at indkalde og afholde sygefraværssamtalen.

Af bevismæssige årsager bør du som arbejdsgiver altid indkalde medarbejderen til sygefraværssamtalen skriftligt. På den måde sikrer du dig dokumentation for, at medarbejderen har modtaget indkaldelsen.

Medarbejderens forpligtelser

I tilfælde af at din medarbejder ikke kan deltage fysisk i samtalen, er han eller hun forpligtet til at deltage i samtalen telefonisk, så vidt det er muligt.

Udebliver din medarbejder uden lovlig grund fra sygefraværssamtalen, kan det betragtes som ulovlig udeblivelse, hvilket kan få alvorlige ansættelsesmæssige konsekvenser. I Advodan står vi klar med rådgivning, hvis du har en sygemeldt medarbejder, som udebliver ulovligt fra sygefraværssamtalen.

Selve samtalen

Sygemelding kan være et svært emne for nogle, og derfor skal du sørge for gode rammer, når du afholder en sygefraværssamtale med din medarbejder. Du skal også vide, hvad du gerne må tale om, og hvad du faktisk ikke må spørge ind til.

Sæt gode rammer for samtalen

Når du skal afholde sygefraværssamtalen, er det vigtigt, at du afsætter nok tid, så I ikke skal haste gennem samtalen. Derudover er det vigtigt, at du sikrer ordentlige rammer for samtalen ved at afholde mødet i et lokale, hvor kun de nødvendige parter deltager. Ved telefoniske samtaler bør du på samme måde sikre, at du ikke bliver forstyrret af personer, der ikke er en del af samtalen.

Som arbejdsgiver bør du som udgangspunkt føre ordet i samtalen, ligesom du skal skabe rammerne for en god drøftelse af medarbejderens fremtid.

Sygefraværssamtalens formål er nemlig at få talt om, hvordan din medarbejder kan komme tilbage til arbejdet. Det indebærer overvejelser om, hvad du eventuelt selv kan gøre for, at medarbejderens sygefraværsperiode forkortes.

Undlad at spørge til medarbejderens sygdom

Det er vigtigt, at du i starten af samtalen får fortalt medarbejderen, hvad samtalen skal handle om: Nemlig hvordan I bedst muligt får medarbejderen tilbage til arbejdet, og om du eventuelt skal ansætte en vikar under sygemeldingen.

Som arbejdsgiver har du ikke ret til at spørge ind til din medarbejders sygdom. Indholdet i sygefraværssamtalen skal som udgangspunkt være arbejdsrelateret og ikke en snak om din medarbejderes sygdom.

Du må dog gerne deltage i dialogen, hvis medarbejderen selv fortæller om sygdommen.

Det må du spørge din medarbejder om

Det kan være svært at navigere i, hvad du rent faktisk må spørge om til sygefraværssamtalen. Herunder har vi derfor listet en række spørgsmål, som du helt lovligt kan stille din medarbejder:

• Hvor lang tid forventer du at være sygemeldt?
• Er der nogle arbejdsopgaver, som du kan udføre under sygemeldingen?
• Forventer du at kunne komme tilbage på nedsat tid?

• Kan vi som arbejdsplads træffe nogle foranstaltninger – fx give dig et andet skrivebord eller en anden placering på kontoret – som kan hjælpe dig tilbage på arbejdet igen?
• Har du tænkt over, om der er forhold på arbejdspladsen, som er årsag til din sygdom?
• Er der nogle af dine nuværende arbejdsopgaver, som er svære at udføre i øjeblikket? Og er der nogle opgaver, som du er i stand til at udføre?
• Hvis du kan komme tilbage på nedsat tid, hvordan forestiller du dig så, at en arbejdsdag kan se ud?
• Skal vi sammen prøve at lave en plan for, hvordan du kommer tilbage på arbejdet igen?

• Hvordan tænker du, at en sådan plan kan se ud?
• Hvad skal vi kommunikere ud til kolleger og kunder?
• Har du tænkt over, hvordan vi bedst kan komme i kontakt med dig, når du ikke er på arbejdspladsen?

Vær opmærksom på, at ovenstående ikke er en facitliste. Desuden kan samtalens udvikling betyde, at nogle spørgsmål udelades, ligesom andre spørgsmål kan være relevante for jeres situation og virksomhed.

Husk også, at samtalen er en drøftelse om, hvordan medarbejderens sygefravær kan forkortes. Det er derfor vigtigt, at du og medarbejderen lytter gensidigt til hinanden. I behøver ikke nødvendigvis at være enige om alting, men det er vigtigt, at I giver hinanden plads til at fortælle.

Hvis medarbejderen har ønsker, som du ikke kan efterkomme

Du kan komme ud for, at en medarbejder har nogle ønsker, som du ikke kan efterkomme. Her er det vigtigt, at du forholder dig til medarbejderens forslag – men du kan godt afvise et forslag, hvis det ikke er muligt at efterkomme, eller hvis du er nødt til at undersøge tingene nærmere og vende tilbage.

Efter sygefraværssamtalen 

Når du og din medarbejder har afholdt en vellykket samtale, er det vigtigt at følge op på den.

Lav et referat

For at holde både dig selv og din medarbejder på op det, som I diskuterede under samtalen, kan det være en god idé, at du efterfølgende laver et referat af mødet, som sendes til underskrivelse hos medarbejderen.

På denne måde har både du og din medarbejder dokumentation for de aftaler, som I indgik til sygefraværssamtalen. I sikrer samtidig, at I har forstået hinanden og jeres aftaler rigtigt.

Følg op på sygefraværssamtalen

Det er vigtigt for både dig og din medarbejder, at I følger op på samtalen – og gerne mange gange. På den måde sikrer I, at medarbejderen har det godt og overholder aftalerne, ligesom I også har mulighed for at ændre planen, hvis forholdene ændrer sig.

Få rådgivning af en advokat fra Advodan

Har du en sygemeldt medarbejder, er det vigtigt, at du håndterer forløbet korrekt. Kontakt os for en uforpligtende snak, hvis du har en sygemeldt medarbejder, eller du ønsker at opsige en sygemeldt medarbejder.