Dårlige betalere? Få 5 gode råd her

Som erhvervsdrivende kan det være vanskeligt helt at undgå at give kredit til kunder, fordi det er en almindelig forudsætning for at sikre størst mulig ordretilgang og omsætning – stort set uanset erhverv.

Desværre medfører det at give kredit samtidig en fare for, at du ikke får betaling for dine varer, ydelser eller dit udførte arbejde. Det er en risiko, du må acceptere, men du kan heldigvis gøre meget for at begrænse antallet af dårlige betalere til et minimum.

5 gode råd til at undgå dårlige betalere

1. Kend din kunde. Indhent vigtige oplysninger og verificér virksomheder på virk.dk.
2. Kredittjek din kunde, før du sætter større opgaver eller arbejder i gang.
3. Få sikkerhed for din betaling, når det er muligt – fx med acontobetaling eller forudbetaling.
4. Husk de skriftlige aftaler – især ved ekstra opgaver.
5. Fastsæt en kredit- og rykkerpolitik og følg den konsekvent.

Få de rigtige kundeoplysninger

Inden du indgår aftale med en kunde om salg på kredit, er det vigtigt, at kunden giver dig en række oplysninger. Det stiller dig bedre i det efterfølgende arbejde, hvis kunden viser sig at være en dårlig betaler.

Kundens fulde navn

Det er afgørende at få udstedt fakturaen til den rigtige juridiske enhed. Det er derfor vigtigt at få bestemt, om det er en person eller en virksomhed, du handler med.

• Hvis kunden er et selskab, er det vigtigt at få oplyst hele selskabets navn, og herunder vigtigst af alt selskabstypen, fx personligt ejet, ApS, A/S osv.
• Hvis kunden er en virksomhed, der er personligt ejet, er det vigtigt at få anført dette. Få altid, ud over CVR-nummer, oplyst CPR-nummer hvis muligt samt indehavers privatadresse.
• Hvis kunden er et interessentskab (I/S) eller kommanditselskab (K/S), skal du også vide dette. Det er vigtigt at få oplyst det fulde navn, adresse og så vidt muligt CPR-nummer på de personer, som står bag I/S’et eller KS’et.
• Hvis kunden er en privatperson, skal du altid få kundens fulde navn og CPR-nummer.

I mange tilfælde kan det også være relevant at få private oplysninger om indehaveren, fx privatadresse og telefonnummer, da ejeren kan drive sin virksomhed fra en lejet adresse. Er der flere personer med i aftalen, skal du huske at få fuldstændige oplysninger på alle.

Da fogedretterne i dag benytter digital forkyndelse, er det vigtigt, at data som e-mailadresser, telefonnumre, CVR- og CPR-nummer fremgår allerede fra starten.

Verificering af virksomheder

Du kan benytte www.virk.dk for verificering af virksomheder. Har din virksomhed abonnement hos et bureau, der giver kreditoplysninger, kan I via www.kreditsikring.dk hente oplysninger om kunden.

Kundens CVR-nummer og CPR-nummer

Hvis kunden er en virksomhed, har den pligt til at oplyse CVR-nummer, som også kan fremsøges på virk.dk. Dette gælder også for personligt drevne virksomheder, interessentskaber og øvrige selskabsformer.

Er kunden en privatperson, skal du indhente CPR-nummer.

Modtager af ydelsen

Det er vigtigt at få afklaret, om bestilleren af din vare eller ydelse også er den egentlige modtager. Hvis ikke, skal du notere det fulde navn på både bestiller og modtager, så det er muligt at afklare, hvem der hæfter for betalingen. Det er som udgangspunkt bestilleren, som hæfter for betalingen, medmindre andet er aftalt. I nogle tilfælde vil det være nødvendigt at se dokumentation for, at den der bestiller har en fuldmagt fra fx virksomheden til at indgå aftaler på virksomhedens vegne.

Henviser bestiller til en anden fakturamodtager/betaler, skal du få bekræftet aftalen med fakturamodtager, når du udfører dit arbejde/leverer dit produkt eller din serviceydelse.

Leverings- og fakturaadresse

Få angivet præcis leveringsadresse og fakturaadresse. Vær opmærksom på, at leveringsadressen ikke altid er fakturaadressen. Husk derfor at få verificeret leveringsadressen hos fakturamodtageren.

Fakturaadressen bør som udgangspunkt være identisk med CVR-adressen.

Lav kredittjek af kunder

Kunsten ved god kreditgivning er at give kredit til de rigtige kunder. En god foranstaltning mod dårlige betalere er derfor at lave kredittjek.

Hos Advodan kan vi hjælpe dig med at indhente relevante oplysninger om den pågældende kunde og vejlede dig ud fra vores umiddelbare vurdering.

Du kan også oprette dig som kunde hos kreditoplysningsbureauerne RKI eller Debitor Registret, hvor du selv får adgang til at slå en kunde op og se, om vedkommende er registreret som dårlig betaler.

Skaf sikkerhed for din betaling

Du bør om muligt få etableret sikkerhed for din betaling, senest når du indgår aftale med kunden. Det kan du gøre på forskellige måder.

Det er en god sikring mod dårlige betalere, hvis du har mulighed for at kræve acontobetaling eller forudbetaling. Hvis handlen drejer sig om egentlige varer, kan tilbageholdelsesret i varerne eller ejendomsforbehold komme på tale.

Hos Advodan kan vi hjælpe dig med at finde den sikkerhedsform, som sikrer din virksomhed bedst muligt mod dårlige betalere, og få udarbejdet de nødvendige dokumenter til formålet.

Hav styr på dine skriftlige aftaler

Når du indgår skriftlig aftale med en ny kunde, bør du give kunden jeres eventuelle standard salgs- og leveringbetingelser og gerne en ordrebekræftelse, der indeholder betalings- og rentevilkår. Er salgs- og leveringsbetingelser ikke en del af den skriftlige aftale med din kunde, er det ofte svært at gøre betingelserne gældende over for kunden efterfølgende, hvis kunden viser sig at være en dårlig betaler.

Din kunde bør i princippet kvittere for modtagelse af din ordrebekræftelse. Dette kan gøres på mail, hvor du beder kunden kvittere med svar på, at dine vilkår er læst. Ordrebekræftelsen kan også kvitteres med underskrift.

Fastsæt en kreditpolitik og en rykkerpolitik

Du undgår ikke nødvendigvis dårlige betalere med en kreditpolitik eller rykkerpolitik, men du kan ruste din virksomhed til bedre at håndtere dårlige betalere. En kreditpolitik og en rykkerpolitik kan nemlig sikre en systematisk tilgang til at få opkrævet dine tilgodehavender.

En kredit- og rykkerpolitik bør som minimum indeholde svar på følgende:

Hvem har ansvaret for kreditpolitikken, og hvem må fravige den?

• Hvilke kunder må købe på kredit? Nye, nuværende, danske, udenlandske?
• Hvor stor må kreditten maksimalt være? Og skal den være ens for alle?
• Procedure for kreditvurdering. Hvem skal tjekkes og i hvilket omfang?
• Hvilke kundeoplysninger skal indhentes?
• Krav til indhold i fakturaer. Hvordan gør vi, og hvem har ansvaret for løbende opdatering?
• Sikkerhed for betaling. Hvordan gør vi?
• Salgs- og leveringsbetingelser. Hvad skal de indeholde, og hvem har ansvaret for løbende opdatering?
• Kontrakter. Hvad skal de indeholde, og hvem er ansvarlig for løbende opdatering?
• Ordrebekræftelser. Hvad skal de indeholde, og hvem er ansvarlig for løbende opdatering?
• Beskrivelse af rykkerprocedure. Hvordan gør vi, og hvor hurtigt går vi i gang?
• Beskrivelse af inkassoprocedure. Håndterer vi det selv, eller får vi hjælp ude fra?

Advodan kan hjælpe dig med at udarbejde en kredit- og rykkerpolitik tilpasset din virksomhed og den branche, du er en del af.