Den gode rykkerprocedure

Så snart du opdager, at en kunde ikke har betalt en faktura, bør du tage affære. Der er ingen grund til at være tilbageholdende med at sende en rykker af sted til kunden. Ved at være hurtig på aftrækkeren, når betalingen udebliver, udviser du professionalisme over for kunden, og du viser, at du har styr på dit bogholderi.

Du skal dog være opmærksom på, at din rykkerprocedure lever op til nogle helt specifikke krav, for at den har juridisk gyldighed. Derfor er det en god idé at bruge Advodans skabeloner til dine rykkerbreve. På den måde sikrer du dig, at dine rykkerbreve overholder gældende lovgivning, samtidig med at det kun vil tage dig få minutter at sende en rykker afsted.

Rykkerprocedure med 2-3 rykkerbreve

Vi anbefaler, at du højst rykker to til tre gange, inden du overgiver sagen til inkasso hos Advodan.

• 1. gang – ryk venligt. Den manglende betaling kan skyldes en forglemmelse.
• 2. gang – ryk i et skarpere tonefald (denne rykker kan udelades).
• 3. gang skal der varsles med inkassovarsel.

Da man ofte gerne vil bevare et godt kundeforhold, anbefales det, at den første rykker er en venlig påmindelse. Måske skyldes den manglende betaling, at fakturaen er blevet væk, sygdom, nyt it-system eller lignende. Det kan være en fordel at minde kunden om den manglende betaling via e-mail, da det kan give dig et skriftligt svar, hvor kunden accepterer at skylde dig penge. Det kan være vigtig dokumentation til en eventuel retssag senere i forløbet. Giver du en betalingsfrist på ti dage, må du pålægge et rykkergebyr på 100 kroner.

Rykkerbrev 1

En uge efter den venlige påmindelse kan du sende det første rykkerbrev. Dette er en høflig påmindelse om, at den tidligere fremsendte fakturas betalingsdato (også kaldet forfaldsdatoen) er overskredet. Giver du en betalingsfrist på ti dage, må du pålægge et rykkergebyr på 100 kroner.

Læs om renteberegning her.

Rykkerbrev 2

Andet rykkerbrev kan du fremsende, hvis der ikke har været respons fra kunden på første rykkerbrev. I andet rykkerbrev bør du skærpe tonen over for kunden. Du har ikke pligt til at sende denne rykker og kan vælge at springe direkte til inkassovarslet. Giver du en betalingsfrist på ti dage, må du pålægge et rykkergebyr på 100 kroner.

Inkassovarsel – rykkerbrev 3

Hvis første og/eller andet rykkerbrev ikke har medført betaling inden ti dage, skal du fremsende et inkassovarsel. Du kan skærpe tonen yderligere og oplyse, at sagen ved fortsat manglende betaling ti dage fra fremsendelsestidspunktet vil gå til inkasso med deraf følgende udgifter. Du pålægger igen rykkergebyr.

Du har pligt til at sende dette inkassovarsel, inden du overgiver sagen til inkasso. Er varslet ikke sendt, inden sagen overgives til Advodan, kan vi sende det, før vi begynder inkassoproceduren.

Rykkerbrev – skabelon og eksempel

Der findes en række formelle krav til udformningen af et rykkerbrev.

Rykkerbrevets indhold

• Skyldners navn: Angiv, om der er tale om en person, en personligt ejet virksomhed eller et selskab.
• Skyldners adresse: Angiv præcis adresse.
• Sagsfremstilling: Angiv, hvad beløbet vedrører. Du kan nøjes med at angive fakturanummer, samt at der er sket misligholdelse i form af manglende betaling. Advodan anbefaler, at du også vedlægger kopi af faktura. Det giver bedre forståelse hos modtageren.
• Hovedstolen: Angiv skyldigt fakturabeløb uden renter og gebyrer med tillæg af moms.

• Renter: Påløbne renter på hovedstolen. Husk at angive rentesatsen og renteperioden (Hvis skyldner er erhvervsdrivende, og rentesatsen er sat højere end procesrenten, skal dette være aftalt med kunden allerede, da der blev indgået en aftale).
• Ti-dages frist og to-tre rykkerbreve: På rykkeren skal der stå ”betaling senest ti dage fra dato”, og der skal advares om yderligere omkostninger. Der bør først rykkes anden gang efter ti dage og først rykkes tredje gang efter yderligere ti dage. På tredje rykker skal der trues med advokatinkasso. Tredje rykker kaldes ’inkassovarsel'.

Ønsker du ikke at pålægge rykkergebyrerne, må betalingsfristen godt være mindre end ti dage. Dog skal betalingsfristen for inkassovarslet altid være mindst ti dage.

Husk at afsætte to til tre dage til interne bogføringsdage, så du fx først udsender anden rykker på 13. dagen.

Download rykkerskabelon

Vil du sikre dig, at dine rykkere er juridisk gyldige, kan du downloade vores rykkerskabeloner her – selvfølgelig helt gratis. Du får skabelonerne i Word, så du nemt kan udfylde dem eller rette dem til efter dine behov.