Senest opdateret den 3. januar 2023
Advodan har udarbejdet denne information om behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordninger, hvor virksomheder, foreninger, myndigheder m.v. (i det følgende samlet kaldet ”organisationer”) bruger os som advokatvirksomhed til at modtage og screene indberetninger til organisationens whistleblowerordning.
Når vi udfører denne opgave for kunder, agerer vi som selvstændig dataansvarlig og skal derfor opfylde oplysningspligten i databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 overfor de personer, som nævnes i en indberetning (se afsnit A) og de personer, som foretager en indberetning (se afsnit B).
Vi henviser herudover til din organisations whistleblowerpolitik og information om, hvem der kan foretage indberetning, hvad der kan indberettes om, hvordan indberetninger håndteres m.v.
For så vidt angår en eventuel behandling af dine personoplysninger hos Advodan i andre sammenhænge, henvises til vores databeskyttelsespolitik på hjemmesiden.
Dataansvarlig og kontaktinformation
Advodan Glostrup København (Advokatfirmaet Jost Jensen, Thomasen & Partnere A/S)
Glostrup Torv 6-10
2600 Glostrup
CVR-nr. 2884 8706
Hvis du har spørgsmål til behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte vores interne persondataansvarlige advokat og partner Karina Lind Bertelsen, e-mail: kalb@advodan.dk, telefon 46 14 50 00
A. OPLYSNINGER VEDRØRENDE PERSONER NÆVNT I EN INDBERETNING
1. Formål
Formålet med behandling af personoplysninger om personer nævnt i en indberetning er at modtage og håndtere indberetninger modtaget via whistleblowerordningen samt rådgive organisationen om håndteringen af en indberetning.
2. Kategorier af personoplysninger
I forbindelse med indberetninger kan der både være tale om behandling af almindelige personoplysninger, særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger) og oplysninger om strafbare forhold.
Almindelige personoplysninger kan omfatte navn og kontaktoplysninger (f.eks. e-mail, telefonnummer) samt information om det eller de forhold, der er årsag til indberetningen.
En indberetning kan ligeledes omfatte oplysninger om lovovertrædelser, følsomme personoplysninger f.eks. i form af oplysninger om seksuelle forhold.
3. Hvor får vi oplysningerne fra
Medarbejdere og eventuelt andre, som har adgang til at indberette til organisationens whistleblowerordning.
4. Behandlingsgrundlag
Vores behandling af personoplysninger indberettet til organisationens whistleblowerordning er baseret på følgende behandlingsgrundlag, som i et vist omfang afhænger af grundlaget for, at organisationen har etableret en whistleblowerordning og omfanget af den valgte ordning.
A. Organisationer underlagt krav om en whistleblowerordning iht. whistleblowerloven
- Almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 er baseret på whistleblowerlovens § 22
- Følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 er baseret på whistleblowerlovens § 22
- Oplysninger om strafbare forhold er baseret på whistleblowerlovens § 22.
B. Organisationer, som frivilligt har valgt at etablere en whistleblowerordning eller udvidet kredsen af personer, der kan indberette til whistleblowerordningen indenfor whistleblowerlovens materielle beskyttelsesområde (alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold)
- Almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse)
- Følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. artikel 9, stk. 2, litra f (med henblik på at fastslå, gøre gældende eller forsvare organisationens retsstilling i sagen), hvis det er nødvendigt for at behandle oplysningerne til brug for f.eks. en retssag og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. artikel 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsinteresser)
- Oplysninger om strafbare forhold er baseret på databeskyttelseslovens § 8.
Derudover har vi som advokater et selvstændigt behandlingsgrundlag med henblik på at kunne håndtere eventuelle sager om rådgiveransvar i forbindelse med håndtering af indberetninger til whistleblowerordningen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen) og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f (med henblik på at fastslå, gøre gældende eller forsvare et retskrav).
5. Modtagere
Personoplysninger omfattet af en indberetning deles med organisationens kontaktpersoner, jf. organisationens whistleblowerpolitik, eller hvis disse kontaktpersoner er inhabile da med andre personer i organisationen, som vi vurderer, er relevante at kontakte for at håndtere indberetningen. Efter nærmere aftale med organisationen kan der ske underretning af eksterne parter, f.eks. offentlige myndigheder, hvis en indberetning giver anledning til det.
Derudover opbevares oplysninger i en indberetning i det it-system, der bruges til at håndtere whistleblowerordningen, og – i tilfælde hvor vi yder juridisk rådgivning – i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem.
6. Opbevaring
Vi opbevarer personoplysninger så længe det er relevant for håndteringen af den enkelte indberetning og behovet for at kunne dokumentere håndteringen. Vi har fastsat følgende vejledende opbevaringsperioder:
- Oplysninger omfattet af en færdigbehandlet indberetning opbevares så længe det er relevant, herunder i forbindelse med organisationens offentliggørelse af årlig statistik (pligt for offentlige myndigheder)
- Oplysninger omfattet af en indberetning, hvor vi har ydet juridisk rådgivning, opbevares i op til 10 år pga. risiko for evt. rådgivningsansvar.
B. OPLYSNINGER VEDRØRENDE DEN PERSON, DER HAR FORETAGET EN INDBERETNING (WHISTLEBLOWEREN)
1. Formål
Formålet med behandling af personoplysninger om den person, der har foretaget en indberetning, er at håndtere og undersøge indberetninger modtaget via whistleblowerordningen og håndtere disse indenfor rammerne af whistleblowerloven samt rådgive organisationen om håndteringen af en indberetning.
2. Kategorier af personoplysninger
Som whistleblower har man mulighed for at foretage anonym indberetning, og det er op til whistlebloweren selv at beslutte, om man ønsker at bryde anonymiteten.
Forudsat der ikke er tale om en anonym indberetning, forventes der hovedsageligt at være tale om en behandling af almindelige personoplysninger om whistlebloweren i form af navn, kontaktoplysninger og viden om forhold nævnt i indberetning, og kun i mindre grad særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger) og oplysninger om strafbare forhold. Oplysninger om strafbare forhold kan være aktuelle, hvis whistlebloweren bevidst foretager en falsk indberetning.
3. Hvor får vi oplysningerne fra
Vi får oplysninger fra whistlebloweren selv, og såfremt det vurderes nødvendigt at undersøge en eventuel mistanke om bevidst falsk anmeldelse, kan det være aktuelt at indhente oplysninger fra andre personer, f.eks. andre medarbejdere hos organisationen, samarbejdspartnere mv.
Behandlingsgrundlag
Vores behandling af personoplysninger indberettet til organisationens whistleblowerordning er baseret på følgende behandlingsgrundlag, som i et vist omfang afhænger af grundlaget for, at organisationen har etableret en whistleblowerordning og omfanget af den valgte ordning.
A. Organisationer underlagt krav om en whistleblowerordning iht. whistleblowerloven
- Almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 er baseret på whistleblowerlovens § 22
- Følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 er baseret på whistleblowerlovens § 22
- Oplysninger om strafbare forhold er baseret på whistleblowerlovens § 22.
B. Organisationer, som frivilligt har valgt at etablere en whistleblowerordning eller udvidet kredsen af personer, der kan indberette til whistleblowerordningen indenfor whistleblowerlovens materielle beskyttelsesområde (alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold)
- Almindelige personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (opgave i samfundets interesse)
- Følsomme personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. artikel 9, stk. 2, litra f (med henblik på at fastslå, gøre gældende eller forsvare organisationens retsstilling i sagen), hvis det er nødvendigt for at behandle oplysningerne til brug for f.eks. en retssag og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. artikel 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsinteresser)
- Oplysninger om strafbare forhold er baseret på databeskyttelseslovens § 8.
Derudover har vi som advokater et selvstændigt behandlingsgrundlag med henblik på at kunne håndtere eventuelle sager om rådgiveransvar i forbindelse med håndtering af indberetninger til whistleblowerordningen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen) og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f (med henblik på at fastslå, gøre gældende eller forsvare et retskrav).
4. Modtagere
Personoplysninger omfattet af en indberetning deles med organisationens kontaktpersoner, jf. organisationens whistleblowerpolitik, eller hvis disse kontaktpersoner er inhabile da med andre personer i organisationen, som vi vurderer, er relevante at kontakte for at håndtere indberetningen. Efter nærmere aftale med organisationen kan der ske underretning af eksterne parter, f.eks. offentlige myndigheder, hvis en indberetning giver anledning til det.
Derudover opbevares oplysninger i en indberetning i det it-system, der bruges til at håndtere whistleblowerordningen, og – i tilfælde hvor vi yder juridisk rådgivning – i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem.
5. Opbevaring
Vi opbevarer personoplysninger så længe det er relevant for håndteringen af den enkelte indberetning og behovet for at kunne dokumentere håndteringen. Vi har fastsat følgende vejledende opbevaringsperioder:
- Oplysninger omfattet af en færdigbehandlet indberetning opbevares så længe det er relevant, herunder i forbindelse med organisationens offentliggørelse af årlig statistik (pligt for offentlige myndigheder)
- Oplysninger omfattet af en indberetning, hvor vi har ydet juridisk rådgivning, opbevares i op til 10 år pga. risiko for evt. rådgivningsansvar.
c. INFORMATION TIL PERSONER OMFATTET AF INDBERETNING
Hvis du er omfattet af en indberetning via whistleblowerordningen, vil du blive underrettet hurtigst muligt efter at en foreløbig undersøgelse har fundet sted, hvor alle relevante beviser er sikret, og det vurderes, at tavshedspligten ikke længere er grundlag for ikke at informere om, at der behandles personoplysninger. Informationen til dig omfatter information om de beskyldninger der er indberettet, information om hvem der har haft adgang til indberetningen samt hvem der har gennemført en undersøgelse. Underretning vil blive foretaget af organisationen, der er ansvarlig for whistleblowerordningen.
Som led i dine generelle rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, har du ret til indsigt i indberetningen. Forudsat vi har kendskab til whistleblowerens identitet, kan du have ret til indsigt heri, medmindre du er afskåret herfra som følge af lovgivning.
Hvis det vurderes, der er tale om en bevidst falsk indberetning, vil du kunne få indsigt i, hvem der har foretaget indberetningen, såfremt vi er bekendt med indberetterens identitet.
Derudover har du ret til at bede om at få berigtiget information i indberetningen, som du mener er urigtig, vildledende, ufuldstændig eller forældet. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, vil dine bemærkninger i stedet blive noteret i forbindelse med indberetningen.
1. GENERELLE RETTIGHEDER
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:
- Ret til indsigt i hvilke personoplysninger vi behandler om dig
- Ret til at få berigtiget fejlagtige oplysninger
- Ret til at få slettet oplysninger, som ikke længere er relevante
- Ret til at gøre indsigelse mod uberettiget behandling
- Ret til at klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).
Vær opmærksom på, at der kan være betingelser eller begrænsninger til ovenstående rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, du f.eks. kan få adgang til dine oplysninger, hvis der er et mere tungtvejende hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den ovenfor angive kontaktperson.
0 kommentar