Vores team af compliance advokater er specialister i whistleblowerlovgivningen, og vi hjælper virksomheder med at administrere deres whistleblowerordning, hvad enten ordningen er valgt til som følge af whistleblowerlovens krav eller der er tale om en frivillig ordning.
Håndtering af en whistleblowerordning kræver indsigt i både whistleblowerlovgivningen og persondatareglerne, og derfor vælger mange at outsource driften af ordningen til en ekstern partner med kendskab til disse regler.
Vi tilbyder en komplet løsning bestående af både it-løsning og juridiske kompetencer, så I sikres fuld compliance med både whistleblowerreglerne og persondatareglerne på en nem og overskuelig måde, som ikke kræver interne ressourcer i den løbende drift.
Hvis du ønsker at høre mere om vores whistleblowerordning og se en demo af it-systemet, kan du booke et online møde med en af vores compliance advokater ved at trykke her
Komplet whistleblowerordning
1. Adgang til forum med vejledninger og dokumenter
Alle vores klienter får adgang til et forum, hvor vi stiller vejledning og dokumenter til rådighed, herunder:
- Håndbog om whistleblowerordning
- Whistleblowerpolitik, information til medarbejdere og eventuelt andre interessenter om formål og brug af whistleblowerordningen samt procedurer til at foretage indberetninger (lovpligtig information)
- Lovpligtig artikel 30 fortegnelse og oplysningstekst i henhold til GDPR ift. den behandling af personoplysninger, der finder sted i forbindelse med en whistleblowerordning
Dokumenterne opdateres løbende, når der kommer lovændringer, ny praksis eller lign.
2. It-løsning med unik adgang
- It-løsning med unik adgang til brug for indberetninger fra medarbejdere og evt. andre interessenter
- It-løsningen har høje sikkerhedskrav, der sikrer fortrolighed og mulighed for anonym kommunikation med en whistleblower
- Løbende drift og support, herunder sparring til de interne ansvarlige for ordningen.
3. Screening af indberetninger
- Vores compliance team står til rådighed 24-7 til at modtage indberetninger, hvilket sikrer, at indberetninger håndteres indenfor lovens frister, herunder at whistlebloweren modtager kvittering og feedback indenfor de fastsatte tidsfrister
- Vi screener og vurderer indberetninger, herunder vurderer, om indberetningen er inden- eller udenfor whistleblowerlovens område, inden vi tager kontakt til virksomhedens kontaktpersoner med henblik på videre behandling
- Vi sikrer, at indberetninger ikke deles med modtagere i virksomheden, som kan have habilitetsproblemer ift. den konkrete indberetning.
4. Håndtering af indberetninger
- Sparring og rådgivning til virksomheden om håndteringen af en indberetning
- Bistand i forbindelse med håndtering af indberetninger, der ikke ønskes håndteret internt (helt eller delvist), herunder eventuel gennemførelse af en advokatundersøgelse, interviews m.v.
- Eventuel supplerende korrespondance med indberetteren, f.eks. for at søge sagen bedre oplyst
- Hvor det er relevant, og efter aftale, foretage indberetning til relevante myndigheder.
Vejledende priser
Administration af whistleblowerordning (pkt. 1-3)
- Kr. 12.500 + moms årligt for virksomheder med op til 99 medarbejdere
- Kr. 15.000 + moms årligt for virksomheder med mellem 100 – 150 medarbejdere.
(Adgang til forum med relevante nyheder, vejledninger og dokumenter som løbende opdateres, drift af it-løsning samt screening)
Håndtering af indberetninger (pkt. 4)
- Efter nærmere aftale.
Vi tilbyder også alternative ordninger, hvor vi f.eks. inkluderer indledende juridisk rådgivning i en fast pris, ligesom det er muligt at aftale andre tillægsydelser, f.eks. en årlig afrapportering til ledelsen.
Hvis I har behov for flere løsninger, f.eks. fordi I er en række virksomheder eller foreninger, som ønsker at lave en samlet aftale, har vi mulighed for at tilbyde lavere priser.
Hvorfor vælge en whistleblowerordning?
Mange organisationer vælger at etablere en whistleblowerordning som led i en strategi om at skabe en åben kultur blandt medarbejderne, som skal bidrage til at afdække og forebygge alvorlige og uhensigtsmæssige forhold internt i organisationen og for at undgå, at f.eks. medarbejdere vælger at foretage en indberetning til den offentlige ordning administreret af Datatilsynet.
Whistleblowerloven trådte i kraft i december 2021. Loven indebærer, at alle private samt offentlige arbejdspladser med 250 eller flere medarbejdere skal etablere deres egen whistleblowerordning. For private arbejdsgivere med mellem 50-249 ansatte gælder kravet fra den 17. december 2023.
En whistleblowerordning er ikke kun relevant for at opfylde et lovkrav. Mange ledere anerkender, at en whistleblowerordning kan være et godt supplement til de almindelige kommunikationskanaler og et redskab til at skabe større åbenhed internt i organisationen med det formål at skabe en bedre kultur og håndtere forhold, som kan true organisationens omdømme eller økonomi.
Etablering af en whistleblowerordning er et klart signal om, at ledelsen ikke kun siger, den går op i at være ansvarlig, men at der også er en reel vilje til at afdække og håndtere problematiske forhold samt et ønske om at sikre en god kultur.
I henhold til whistleblowerloven skal en whistleblowerordning være tilgængelig for medarbejdere, mens det er frivilligt, om man ønsker at stille ordningen til rådighed for andre interessenter med en arbejdsrelateret tilknytning, f.eks. kunder, samarbejdspartnere, bestyrelsesmedlemmer og tidligere medarbejdere. Personkredsen omfattet af whistleblowerloven nyder en særlig beskyttelse mod repressalier som følge af en indberetning, forudsat indberetningen er sket i god tro. Det betyder for eksempel, at en medarbejder ikke må opsiges eller få forringet sine ansættelsesvilkår efter at have foretaget en indberetning til en whistleblowerordning.
En whistleblowerordning kan bruges til at indberette mistanke eller viden om lovovertrædelser, f.eks. økonomisk kriminalitet, produktsikkerhed, forbruger- og databeskyttelse, og andre alvorlige forhold som seksuel chikane m.v.