Persondatapolitik for Advodan Sønderjylland

Advodan er et netværk af selvstændige advokatvirksomheder med et fælles sekretariat (Advodan A/S). De enkelte advokatvirksomheder og Advodan A/S er hver for sig ansvarlige for overholdelse af gældende lovgivning, herunder EU-forordningen om persondata (herefter kaldet ”GDPR”) samt databeskyttelsesloven.

Advodan har vedtaget denne persondatapolitik, der gælder for alle advokatvirksomhederne og Advodan A/S i forbindelse med behandlingen af persondata.

Persondatapolitikken indeholder en beskrivelse af, hvordan vi behandler persondata om vores klienter og andre parter, som vi håndterer persondata omkring som led i vores sagsbehandling eller til opfyldelse af andre formål.

Derudover henvises der til vores cookiepolitik, der gælder for indsamling af persondata i forbindelse med benyttelse af den fælles hjemmeside www.advodan.dk med undersider.

For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri, eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed.

Vi er dataansvarlige (men kan i visse situationer være databehandlere)

Når vi behandler persondata om klienter og andre parter som led i driften af advokatvirksomhed, er vi som oftest at betragte som dataansvarlige, mens vi i få situationer er databehandlere. Hvor vidt vi er dataansvarlige eller databehandlere afhænger af den konkrete situation. Nedenfor har vi angivet de typiske situationer ud fra vores relation til dig.

Behandling af personoplysninger for dig som klient som led i varetagelsen af en sag:

Når vi håndterer personoplysninger om eller for dig som klient - herunder kontaktoplysninger på dine medarbejdere mv. - gør vi det for at løse en opgave, som du har bedt os om at bistå dig med. Som advokater arbejder vi som oftest selvstændigt og vurderer herunder, om der er grundlag for at indsamle og behandle personoplysninger, hvilke personoplysninger, der er nødvendige og relevante, og hvor længe personoplysningerne skal opbevares. Derudover er vi som advokater underlagt en række andre regler i vores sagsbehandling, herunder de advokatetiske regler, retsplejeloven etc., som pålægger os en række forpligtelser, f.eks. pligten til at foretage en selvstændig vurdering af processen i en sag – uafhængigt af din opfattelse som klient. Vi er således forpligtede til at handle selvstændigt i forbindelse med en række beslutninger vedrørende dine (og evt. andre parters) personoplysninger, hvorfor vi i de fleste sagstyper vil være at betragte som dataansvarlige.

Når vi er dataansvarlig i forhold til dine persondata, betyder det, at vi skal sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen (Se afsnittet ”Dine rettigheder”).

I forbindelse med visse sagstyper, f.eks. ejendomsadministration, kan vi efter omstændighederne betragtes som databehandlere, hvis vi handler efter detaljeret instruks fra vores klient (f.eks. ejerforeningen). Den enkelte advokatvirksomhed vil informere klienten, såfremt vi vurderer at være databehandlere, således at der kan indgås en databehandleraftale og indgås nærmere aftale om evt. bistand med opfyldelse af den dataansvarliges pligter.

Behandling af personoplysninger for dig som klient som led i andre formål end varetagelsen af en sag:

Når vi behandler personoplysninger om vores klienter eller vores klienters ejere/ledelse (hvor klienten er et selskab), som led i andre formål end varetagelse af en sag for klienten, er vi ligeledes dataansvarlige.

Sådanne andre formål kan eksempelvis være håndtering af dine personoplysninger til opfyldelse af vores pligt til at indhente ID m.v. for at overholde hvidvasklovgivningen eller opbevaring af dine kontaktdata i en kundedatabase.

Når vi i disse situationer er dataansvarlig i forhold til dine persondata betyder det, at vi skal sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen (Se afsnittet ”Dine rettigheder”).

Behandling af personoplysninger for andre parter end klienter i forbindelse med varetagelsen af en sag:

I forbindelse med varetagelsen af en sag for vores klienter, vil der være situationer, hvor vi skal håndtere personoplysninger om andre parter med relation til klienten eller sagen, f.eks. medarbejdere, samarbejdspartnere, aftaleparter, kunder, modparter m.v. Overfor sådanne parter vil vi som oftest være dataansvarlige.

Det betyder, at vi skal sikre opfyldelse af den registrerede persons rettigheder efter persondatalovgivningen ( Se afsnittet ”Dine rettigheder”).

Behandling af personoplysninger som led i jobansøgning:

Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål til håndteringen af personoplysninger, kan du kontakte vores persondataansvarlige advokat Stefan Østerby-Jørgensen på tlf.nr. 73921721 eller pr. mail stej@advodan.dk.

 Vi sikrer fair og transparent databehandling

Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.

Hvis vi indhenter data om dig fra andre, fx en leverandør, myndighed eller samarbejdspartner, oplyser vi dig om det senest 30 dage efter, vi har indhentet dine persondata – men normalt hurtigere. Vi oplyser også om formålet med indhentningen og det lovgrundlag, der giver os adgang til at indhente dine persondata.

Hvis du er f.eks. modpart eller vidne i en sag, vi varetager på vegne af en klient, kan der dog være situationer, hvor vi som følge af tavshedspligten ikke skal opfylde oplysningspligten, eller først skal opfylde den på et senere tidspunkt, hvor tavshedspligten ikke længere er til hinder for opfyldelse af oplysningspligten.

Vi anvender de persondata, som er nødvendige og relevante for varetagelsen af den konkrete opgave eller sag. 

De data, vi anvender, kan – afhængig af karakteren af opgaven/sagen - omfatte:

Almindelige persondata

Almindelige persondata kan f.eks. være oplysninger om navn, adresse samt yderligere kontaktoplysninger, oplysninger om økonomiske forhold, familiemæssige forhold mv. Karakteren af oplysninger vi indhenter, afhænger af opgavens karakter.

Med mindre vi aftaler andet med vores klient, kan almindelige personoplysninger udveksles med klienten og relevante tredjemænd ved anvendelse af e-mails uden kryptering.

CPR-numre

I en række sammenhænge er vi nødt til at behandle CPR-numre, f.eks. ved handel med fast ejendom, tingslysningsekspeditioner, selskabsstiftelser, øvrige selskabsændringer (ex. registrering af ledelse mv.).  

Endvidere er vi efter den for advokater gældende hvidvasklovgivning forpligtede til at indhente identitetsoplysninger med CPR-numre for personlige klienter eller selskabsklienters personlige ejere.

Ved udveksling af dokumenter indeholdende CPR-numre pr. e-mail vil vi så vidt muligt benytte krypterede e-mails, og vi opfordrer klienter og tredjemænd til at gøre det samme. På hvert advokatvirksomheds hjemmeside vil der fremgå mindst én e-mailadresse, som kan modtage krypterede e-mails. Kan du ikke sende krypterede e-mails, anbefales det at aftale en anden fremgangsmåde med det pågældende Advodan kontor.

Følsomme oplysninger

Det er i visse sager relevant at behandle følsomme persondata, herunder helbredsoplysninger, genetiske og biometriske data, oplysninger om racemæssig/etnisk oprindelse, politisk, religiøst eller filosofisk tilhørsforhold, oplysninger om seksuelle forhold, oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt oplysninger om strafbare forhold.

Følsomme oplysninger behandles med særlig fortrolighed. og vil ikke blive udvekslet på e-mail, medmindre der anvendes kryptering eller en anden form for sikker kommunikation.

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer persondata i forbindelse med bestemte formål i forbindelse med varetagelse af sager for vores klienter eller som led i vores egne forretningsmæssige formål.

De typiske situationer er hvor vi

- behandler persondata for at varetage vores klients interesser i forbindelse med en konkret sag eller opgave,

- med henblik på overholdelse af hvidvasklovgivningen indhenter identitetsoplysninger m.v., eller

- opbevarer og anvender kontaktdata i et CRM-system med henblik på at markedsføre lignende ydelser og services, som vi vurderer, er relevante i forhold til klienten samt at udsende nyhedsbreve, hvor vi har dit samtykke.

Vi behandler kun relevante og nødvendige persondata

Vi behandler kun persondata om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Vi anvender således ikke andre persondata, end dem, vi har brug for til det konkrete formål. 

Derudover behandler vi kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål.

Det kan være bestemt ved lovgivning, hvilken type persondata, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse, som påhviler os i henhold til lovgivning.  

Med henblik på at sikre, at vi alene behandler relevante og nødvendige persondata for hvert af vores bestemte formål, anvender vi IT-løsninger, der bidrager til at sikre, at der alene indsamles den datamængde, der er nødvendig. Det sikres også via interne retningslinjer, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang.

For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi IT-løsninger, der sikrer, at persondata kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende.

Da vores service er afhængig af, at dine persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine persondata. Du kan kontakte den relevante advokat herom, eller benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

For at sikre kvaliteten af dine persondata, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af de pågældende persondata. 

Dette indebærer f.eks., at vi sletter ID-oplysninger om klienter indhentet i henhold til hvidvaskloven 5 år efter klientforholdets ophør, jf. hvidvasklovens regler herom.. Persondata indhentet i forbindelse med behandlingen af konkrete sager eller opgaver vil blive opbevaret en passende periode efter sagens afslutning, hvilket vi er forpligtet til efter de advokatetiske regler. Dette vil normalt være minimum 5 år. Der vil i en række sager være grundlag for at opbevare sagsoplysninger længere, men kun sjældent over 10 år. Visse stamoplysninger gemmes dog uden tidsbegrænsning for at kunne afdække eventuelle interessekonflikter, jf. de advokatetiske regler.  Den enkelte Advodan virksomhed har vedtaget egne retningslinjer for opbevaring og sletning af sager.

Vi har altid et lovligt grundlag for at behandle dine persondata

Når vi behandler dine persondata i forbindelse med sagsbehandling, sikrer vi os, at vi altid har et lovligt grundlag for at behandle dine oplysninger.

Som oftest behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores aftale om at bistå dig med en sag og vores legitime interesse i at behandle dine persondata.

Det kan særligt fremhæves, at vi ofte har mulighed for at behandle persondata, fordi det er nødvendigt for at opfylde en retlig forpligtelse, der påhviler os, f.eks. hvidvasklovgivningen.

I visse tilfælde skal vi indhente dit samtykke, inden vi behandler dine persondata, f.eks. i forbindelse med behandlingen af følsomme personoplysninger. Dog er det ikke nødvendigt at indhente samtykke i forbindelse med håndteringen af tvister, herunder vurdering, anlæggelse og førelse af retssager, hvor vi har mulighed for at behandle persondata af enhver art – herunder følsomme persondata – når det er nødvendigt for at fastlægge, rejse eller forsvare et retskrav.

Et eventuelt samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og – såfremt det er nødvendigt - beder vi om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Vi videregiver ikke dine persondata uden et lovligt grundlag

Vi sikrer os altid, at der er et lovligt grundlag, inden vi videregiver dine persondata til tredjepart.

Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, bl.a. til brug for markedsføring, indhenter vi forinden dit samtykke og informerer om, hvad dine persondata vil blive brugt til. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse, og du kan også frabede dig henvendelser i markedsføringsøjemed i CPR-registeret eller ved at give os besked herom. Markedsføring pr. e-mail kræver dog dit samtykke.

I forbindelse med behandlingen af en sag, kræves der ikke samtykke til at videregive klientens oplysninger til f.eks. retten eller en modpart, når det sker som led i opfyldelsen af vores aftale om bistand eller med henblik på at fastlægge, rejse eller forsvare et retskrav.

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtede til at videregive dine persondata, f.eks. som led i indberetning til en myndighed. Dette gælder også ved videregivelse af identifikationsoplysninger på klienter og potentielle klienter i forbindelse med undersøgelse for eventuelle interessekonflikter i sager, der involverer flere advokatvirksomheder i Advodan.

Vi indhenter dit samtykke, før vi videregiver dine persondata til modtagere i tredjelande, dvs. lande udenfor EU/EØS-området. Hvis vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere i tredjelande, er vi sikre på, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller bl.a. krav til behandlingen af persondata, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, du har i forhold til fx at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.

Det bemærkes, at videregivelse af persondata til tredjelande kun er relevant i forbindelse med konkrete opgaver. I det omfang advokatvirksomheden generelt lagrer klient- og sagsoplysninger hos en ekstern samarbejdspartner (cloud-løsning), vil vi kun anvende samarbejdsparterne indenfor EU/EØS, der giver os betryggende sikkerhed for, at persondata ikke lagres i tredjelande.

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og persondata, der afdækker oplysninger om personlige interesser og oplysninger, som i øvrigt anses at være fortrolige. Vi kontrollerer den faktiske adgang gennem tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt og i henhold til de i lovgivningen fastsatte regler herom.

Såfremt advokatvirksomheden anvender en ekstern samarbejdspartner til opbevaring af persondata (cloud-løsning), sikrer vi os, at der er indgået databehandleraftale og at den pågældende samarbejdspartner har betryggende sikkerhedsprocedurer, og at efterlevelse af disse løbende auditeres, f.eks. ved anmeldelse af it-leverandører, der opretholder en relevant ISO-certificering om IT- og informationssikkerhed.

Du har som klient til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de persondata, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du på den enkelte advokatvirksomheds hjemmeside. 

Såfremt du ikke er klient, men vi behandler persondata om dig som led i en opgave for en klient,

har du som udgangspunkt ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.

Såfremt oplysningerne er underlagt tavshedspligt (eller er begrænset af andre årsager, jf. ovenfor) er vi dog ikke forpligtede til at imødekomme din indsigtsbegæring.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du på den enkelte advokatvirksomheds hjemmeside. 

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. 

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har andet lovligt grundlag for behandling af dine persondata. Hvis du mener, at dine persondata ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne på kontorets hjemmeside til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata. 

Du har ret til at modtage dine egne data i elektronisk form (ret til dataportabilitet)

Du har ret til – i elektronisk form - at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler persondata om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder, f.eks. i forbindelse med advokatskifte.

Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format via e-mail eller på et USB-stick.

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse. 

Du kan klage over uretmæssig behandling af dine persondata

Hvis du mener, at der foregår uretmæssig behandling af dine persondata, bør du først drøfte dette med advokaten på sagen. Du kan også klage til den person, som kontoret har udpeget som ansvarlig for persondataspørgsmål.

Mener du, at du - trods klage til advokatkontoret – ikke bliver behandlet korrekt, kan du klage til Datatilsynet. Se nærmere herom på www.datatilsynet.dk